Auf zum nächsten Hackathon

Willkommen auf der Checkliste zur Durchführung von Hackathons für Mittelstand & Handwerk. Alles kann, nicht alles muss.

Planung

[ ] Budgetplan anlegen, ggf. Mitfinanziers finden (Fördertöpfe, Stiftungen, Organisationen, externe Sponsoren), IOT Hackathons benötigen eine erhebliche technische Ausstattung und technisches versiertes Personal
[ ] Sponsorenangebot erstellen: Gute Anreize für Sponsoren bieten: Ausstellung auf dem Hackathon, Raumbenennung nach Unternehmen, Logoplatzierung, Nennung in Social-Media-Kanälen etc.
[ ] Location recherchieren und prüfen, ob sie für einen Hackathon geeignet sind (genügend Platz, mehrere Einzelinseln etc.), Raumgröße des Arbeitsraumes: 50–120 Personen
[ ] Recherchieren von Übernachtungsmöglichkeiten, Partnerschaften mit Hotels prüfen, Kontingente rechtzeitig buchen
[ ] Catering: An die Teilnehmer/innen angepasstes Catering wählen, Foodtrucks etc. (vegetarisch, vegan, Allergien, kein Schweinefleisch etc., oder zumindest einen Hinweis auf Eigenverantwortlichkeit bei der Anmeldung geben)
[ ] Gute Anbindung an ÖPNV, Parkplätze abfragen
[ ] barrierefreier Zugang, z. B. durch Rampen und Aufzüge prüfen
[ ] WLAN-Zugang für alle Teilnehmer/innen, evtl. Livestreaming der Pitches und/oder Social Wall
[ ] Prüfen der technischen Rahmenbedingungen (Brandschutz, Alarmanlage, Heizungstechnik, Lüftung etc.), Handynummer der technischen Verantwortlichen abfragen
[ ] Prüfen der vorhandenen Technik in den Räumen. (Beamer, Leinwände, Boards, Adapter, Einspieler auf Monitoren etc.), Pro Tischinsel für 4–8 Personen braucht es Stromanschlüsse

[ ] Einen Hashtag festlegen, damit schon im Vorfeld ein Austausch in den sozialen Netzwerken stattfinden kann, kontinuierlich denselben Hashtag verwenden! Vorher die Bedeutung im Netz prüfen!
[ ] Landingpage mit integrierter Anmeldeseite erstellen (z. B.: auf www.eventbrite.de)
[ ] potenzielle Teilnehmer/innen frühzeitig mit „Save the Date“ informieren
[ ] Mentoren, Testimonials, Influencer, andere Experten und Finanziers müssen frühzeitig angefragt werden
[ ] Buchen von Filmteam, Social-Media-Team und Social Wall
[ ] Planen von Goodie Bags, T-Shirts und Co.

[ ] Aktuelle gesellschaftliche Ereignisse und Entwicklungen als Impuls in den Hackathon einbauen
[ ] Wie kann ich die Fokusgruppe schon im Vorfeld einbeziehen?
[ ] Vorschläge für Challenges schon im Vorfeld zulassen (Landing-Page), Challenges z. B. über ein Miroboard gemeinsam bewerten
[ ] Kurze Filme, Flyer, Plakate, Anmeldekarten, offizielle Bekanntmachungen, Informationsschreiben, Newsletter
[ ] Pressearbeit (z. B. regionale Zeitungen, Fachmagazine etc.)
[ ] Netzwerkkommunikation, Einbindung privater Profile zur Skalierung
[ ] Informationsverbreitung durch Testimonials bzw. Influencer und/oder Referenten nutzen
[ ] Die richtige Fokusgruppenansprache verwenden (s. o.) Habe ich alle Förderer präsentiert und richtig benannt?
[ ] Einbindung des Hackathons in deutschlandweite Listen

[ ] Einführung in den Hackathon durch den Moderator
[ ] Vorstellungsrunde durchführen. 3 Hashtags, Vorname, …
[ ] Abfrage erster Ideen für Challenges 👉 Bewertung der Challenges 👉 erster Ideenpitch 👉 weitere Ideenrunde 👉 Teams bauen durch den Moderator

[ ] Fokusgruppengerechte/angemessene Sprache anwenden, von der sich möglichst jede/r angesprochen fühlt
[ ] Pausen nicht vergessen! Netzwerken ist alles.

[ ] Moderator/in behält den Zeit- und Organisationsplan im Auge
[ ] Challenges in der Hinterhand haben, falls der Prozess nur schleppend vorangeht oder kaum Vorschläge kommen, durchaus bestimmtes Eingreifen bei der Teambildung ist absolut notwendig!
[ ] Auf die Stimmung eingehen und spontan Raum für Gespräche und Diskussionen geben
[ ] Knackiges Pitchtraining durch Moderator durchführen
[ ] Personen für Mitschrift beauftragen, ggf. schon im Vorfeld
[ ] Einteilung von Raumverantwortlichen (Technik, Zeit, Community)
[ ] Bereitstellung von Utensilien zur Ideenfindung, Skizzen, Teamfindung etc.
[ ] Hackathon und Pitches filmisch begleiten; im Vorfeld die erforderlichen und optionalen Szenen abstimmen
[ ] Durchführung der Jury entweder durch Expertengremium oder die Teilnehmer selbst durch digitales Livevoting
[ ] Preise für Gewinner bereithalten
[ ] Würdigung der Unterstützer
[ ] O-Töne einfangen; im Vorfeld Fragen formulieren
[ ] im Anschluss an den Hackathon ggf. Zeit für ein Get-together zur Vernetzung und zum Ausklang einplanen
[ ] Bilderserver bestücken, Ausspielung kann über QR-Code auf den Badges erfolgen.
[ ] Abschlussbild von allen Teilnehmern machen

[ ] E-Mail an die Teilnehmer/innen, z. B. mit Danksagung und Ergebnissen, weiteres Verfahren erläutern
[ ] Dokumentationen bereitstellen
[ ] Hackathon-Film veröffentlichen
[ ] Social Media Posts einsammeln und als Recap zur Verfügung stellen
[ ] Feedback der Teilnehmer/innen einholen (Umfrage, z. B. über Surveymonkey)
[ ] Selbstanalyse: Was war gut? Was kann ich beim nächsten Hackathon besser machen?
[ ] Nachtreffen organisieren, um die Ideen weiter zu begleiten