Ihr wollt ein Barcamp hosten? Willkommen auf dieser Checkliste zur Durchführung von Barcamps für Mittelstand & Handwerk. In der Initiative Mittelstand-Digital.de haben wir schon viele erfolgreiche Barcamps gehostet. Einiges gibt es zu beachten, damit es ein Erfolg wird. Ich habe mein Wissen mal in einzelnen Punkten für euch geteilt. Bei Fragen meldet euch einfach. ;) christoph.krause@mdh.digital
Zu Beginn am besten zwei Video-Einblicke. So kann man die Besonderheit von Barcamps am besten fühlen:
Planung
- Budgetplan anlegen, ggf. Mitfinanziers finden (Fördertöpfe, Stiftungen, Organisationen, externe Sponsoren)
- Sponsoringangebot erstellen: Gute Anreize für Sponsoren bieten: Ausstellung auf dem BarCamp, Raumbenennung nach Unternehmen, Logoplatzierung, Nennung in Social Media Kanälen etc.
- Location recherchieren und prüfen, ob sie für ein BarCamp geeignet sind (genügend Platz, mehrere Einzelräume oder Trennwände etc.), Raumgröße der Sessionräume: 10–40 Personen)
- Recherchieren von Übernachtungsmöglichkeiten, Partnerschaften mit Hotels prüfen, Kontingente rechtzeitig buchen
- Catering: An die Teilnehmer/innen angepasstes Catering wählen, Foodtrucks etc. (vegetarisch, vegan, Allergien, kein Schweinefleisch etc., oder zumindest einen Hinweis auf Eigenverantwortlichkeit bei der Anmeldung geben)
- Gute Anbindung an ÖPNV, Parkplätze abfragen
- Barrierefreier Zugang, z. B. durch Rampen und Aufzüge prüfen
- WLAN-Zugang für alle Teilnehmer/innen, evtl. Livestreaming und/oder Social Wall
- Prüfen der technischen Rahmenbedingungen (Brandschutz, Alarmanlage, Heizungstechnik, Lüftung etc.), Handynummer der technischen Verantwortlichen abfragen
- Prüfen der vorhandenen Technik in den Räumen. (Beamer, Leinwände, Boards, Adapter, Einspieler auf Monitoren etc.)
Kommunikation
- Logo und Marke entwickeln, Claim entwickeln
- Hier geht es zum offiziellen Barcamp Logo, welches abgewandelt werden darf. BarcampFlamme.eps
- Einen Hashtag festlegen, damit schon im Vorfeld ein Austausch in den sozialen Netzwerken stattfinden kann, kontinuierlich denselben Hashtag verwenden! Vorher Bedeutung im Netz prüfen!
- Landingpage mit integrierter Anmeldeseite erstellen (z. B.: auf www.eventbrite.de)
- Potenzielle Teilnehmer/innen frühzeitig mit “Safe the Date” informieren
- Mentoren, Testimonials, Influencer, andere Experten und Finanziers müssen frühzeitig angefragt werden
- Buchen von Filmteam, Social-Media-Team und Social Wall
- Planen von Goodie Bags, T-Shirts und Co.
- Design und Produktion von Namensschildern und Lanyards, Armbändern etc.
- Aktuelle gesellschaftliche Ereignisse und Entwicklungen als Impuls in das BarCamp einbauen
- Wie kann ich die Fokusgruppe schon im Vorfeld einbeziehen?
- Vorschläge für Sessions schon im Vorfeld zulassen (Landingpage)
- Kurze Filme, Flyer, Plakate, Anmeldekarten, offizielle Bekanntmachungen, Informationsschreiben, Newsletter
- Pressearbeit (z. B. regionale Zeitungen, Fachmagazine etc.)
- Netzwerkkommunikation, Einbindung privater Profile
- Informationsverbreitung durch Testimonials bzw. Influencer und/oder Referenten nutzen
- Die richtige Fokusgruppenansprache verwenden (s. o.) Habe ich alle Förderer präsentiert und richtig benannt?
- Einbindung des Barcamps in deutschlandweite Barcamplisten: https://www.barcamp-liste.de/ https://barcampr.de/ und auf den Veranstaltungsseiten der Partner
Auf geht’s
- Schilder mit Raumplänen, Programm und WLAN-Zugang aufhängen
- Leitsystem installieren
- Sessionwand vorbereiten, analog & digital
- Social Media Wall installieren
- Einführung ins Barcamp durch den Moderator, Barcampregeln erläutern, Informationen zur Location, Ablauf und Programmdetails vorstellen
- Vorstellungsrunde durchführen. 3 Hashtags, Vorname, Beruf …
- Fokusgruppengerechte/angemessene Sprache anwenden, von der sich möglichst jede/r angesprochen fühlt
- Pausen nicht vergessen! Netzwerken ist alles.
- Moderator/in behält den Zeit- und Organisationsplan im Auge
- Sessions in der Hinterhand haben, falls der Prozess nur schleppend voran geht oder kaum Vorschläge kommen
- Auf die Stimmung eingehen und spontan Raum für Gespräche und Diskussionen geben
- Personen für Mitschrift beauftragen ggf. schon im Vorfeld
- Einteilung von Raumverantwortlichen (Technik, Zeit, Community)
- Bereitstellung von Utensilien in den Sessionräumen (Adapter, Stifte, Post-its, etc.)
- BarCamp filmisch begleiten; im Vorfeld die erforderlichen und optionalen Szenen abstimmen
- O-Töne einfangen; im Vorfeld Fragen formulieren
- Im Anschluss an das BarCamp ggf. Zeit für ein Get-together zur Vernetzung und zum Ausklang einplanen
- Abschlussbild von allen Teilnehmern machen
- Bilderserver bestücken, Ausspielung kann über QR Code auf den Badges erfolgen.
Geschafft
- E-Mail an die Teilnehmer/innen, z. B. mit Danksagung und Ergebnissen, weiteres Verfahren erläutern
- Sessiondokumentationen bereitstellen
- BarCamp Film veröffentlichen
- Social Media Posts einsammeln und als Recap zur Verfügung stellen
- Feedback der Teilnehmer/innen einholen (Umfrage, z. B. über Surveymonkey)
- Selbstanalyse: Was war gut? Was kann ich beim nächsten BarCamp besser machen?
